Recruitingmodelle vergleichen: Headhunter, Inhouse oder Fixpreis?

Welches Recruitingmodell passt, hängt von diesen Fragen ab:

• Wie regelmäßig stellst du ein?
• Welche Rollen suchst du?
• Welche Arbeit kann dein Team übernehmen?

Ein internes Team bietet kontinuierliche Nähe zum Unternehmen. Externe Suche kann Kapazität und Zugang zu einer Zielgruppe ergänzen. Den Preis kannst du erst vergleichen, wenn Leistungsumfang, Zeitraum und die verbleibende interne Arbeit feststehen.

Kläre zuerst, welche Aufgaben die neue Person übernehmen soll, welche Erfahrung sie dafür braucht und wann sie starten soll. Prüfe dann, ob dein Team die Suche selbst übernehmen kann oder externe Unterstützung braucht.

• Dein internes Recruitingteam übernimmt die Suche
• Ein externer Partner übernimmt die vereinbarten Aufgaben
• Dein Team und ein externer Partner arbeiten zusammen

• Stellenanzeigen auf passenden Plattformen
• Active Sourcing, also die gezielte Recherche und direkte Ansprache geeigneter Personen
• Social Recruiting über soziale Plattformen
• Netzwerke und vorhandene Talentpools
• Eine Kombination mehrerer Kanäle

• Einzelne Leistungen wie Anzeigen oder die Vorqualifizierung von Bewerbern
• Laufende Betreuung, zum Beispiel mit monatlicher Grundgebühr plus Honorar pro Einstellung
• Eine erfolgreiche Einstellung zu einem vorher festgelegten Betrag oder einem Anteil der vereinbarten Jahresvergütung
• Ein Suchmandat auf Retainer-Basis: Du vergütest vereinbarte Sucharbeit. Je nach Vertrag fallen Zahlungen bereits während der Suche an.

Ein Prozenthonorar kann einen Interessenkonflikt schaffen: Wird ein höheres Gehalt vereinbart, steigt zugleich das Honorar. Aus unserer Sicht sollte bei der Gehaltsverhandlung im Mittelpunkt stehen, welche Vergütung zur Rolle und zur passenden Person passt.

Deshalb legen wir bei ANGEHEUERT die Beträge für unsere Zusammenarbeit vorab fest. Unser Honorar steigt dadurch nicht automatisch mit dem später vereinbarten Gehalt.

Ein vorab festgelegtes Honorar macht die vereinbarten Suchkosten planbar.

Ein internes Recruitingteam arbeitet nah an deinem Unternehmen und den Fachbereichen. Damit die Suche laufend vorankommt, braucht es feste Zeit für Recherche, Ansprache, Gespräche und Rückmeldungen.

Zum Aufwand gehören:

• Recruitergehalt und Arbeitgeberkosten
• Suchtools, Bewerbermanagement und Anzeigen
• Weiterbildung und die Betreuung der eingesetzten Tools
• Abstimmungen mit HR und Fachbereichen
• Vertretung während Urlaub, Krankheit und anderen Abwesenheiten

Auch die übrigen HR-Aufgaben brauchen Zeit. Wenn Personalbetreuung, interne Projekte und mehrere Suchen gleichzeitig anstehen, kann ein externes Team dauerhaft zusätzliche Kapazität schaffen.

Unser Artikel zu Inhouse Recruiting Kosten zeigt, wie du den internen Aufwand für deine Planung berechnest.

Ein externer Partner kann eine einzelne Suche übernehmen oder dein internes HR- und Recruitingteam dauerhaft verstärken. Das ist auch bei ständigem Personalbedarf eine Möglichkeit, dein Team zu entlasten. Entscheidend ist, ob genügend Zeit für die laufende Suche und den Kontakt mit passenden Personen bleibt.

Ein spezialisiertes Recruitingteam bringt dafür feste Arbeitszeit, passende Tools und Erfahrung aus anderen Suchen mit. Ein eingespieltes externes Team kann schneller mit der Suche starten, weil Kapazität, Tools, Prozesse und Wege für die Direktansprache bereits vorhanden sind – besonders, wenn du diese intern erst aufbauen oder neu organisieren müsstest. Vergleiche konkret, welche Aufgaben es für dich übernimmt:

• geeignete Personen recherchieren, direkt ansprechen und bei ausbleibender Antwort nachfassen
• Wechselinteresse, Erfahrung, Gehaltsvorstellungen und möglichen Starttermin in persönlichen Gesprächen klären
• Gespräche zu Zeiten führen, die für Kandidaten passen, nach Absprache auch nach Feierabend
• Bewerbungen vorqualifizieren, Termine koordinieren und Kandidaten im Prozess auf dem Laufenden halten
• Suchplattformen, Talentpools und ein Bewerbermanagementsystem für die laufende Arbeit nutzen
• eine feste Ansprechperson und Vertretung im Team organisieren, damit die Suche bei Abwesenheiten weiterlaufen kann
• Markt- und Prozessfeedback geben, etwa zur Reaktion auf die Ansprache oder zu Hürden im Bewerbungsprozess

So erhält dein Unternehmen zusätzliche Kapazität für die Suche und kann vorhandene Erfahrung und Rückmeldungen für weitere Besetzungen nutzen. Konsequentes Nachfassen und zeitnahe Kandidatenkommunikation können Verzögerungen im Bewerbungsprozess vermeiden. Dein Team bringt weiterhin das Rollenwissen ein, führt die vertiefenden fachlichen Gespräche und trifft die Einstellungsentscheidung.

Auch bei einem kurzfristigen Engpass, einer vertraulichen Führungsposition oder einer schwer erreichbaren Zielgruppe kann externe Unterstützung passen. Welche Aufgaben und Kontaktzeiten der Partner übernimmt, sollte im Angebot feststehen.

Wie sich Honorarbasis und Zahlungsmodell auswirken, erläutert unser Beitrag zu Headhunterkosten. Für vertrauliche Führungsrollen findest du weitere Informationen unter Executive Search.

Welche Personen du erreichen möchtest und was die Stelle bietet, bestimmt den passenden Methodenmix. Dafür kommen mehrere Bausteine infrage:

• Stellenanzeigen: Machen die offene Stelle auf passenden Plattformen sichtbar und geben Interessenten die Informationen für eine Bewerbung.
• Active Sourcing: Geeignete Personen recherchieren und direkt kontaktieren, auch wenn sie sich gerade nicht aktiv bewerben. Dazu gehören eine passende Ansprache und konsequentes Nachfassen.
• Headhunting: Für einen konkreten Suchauftrag passende Fach- oder Führungskräfte identifizieren, persönlich ansprechen und ihr Interesse an der Rolle klären.
• Social Recruiting: Über soziale Plattformen auf die Stelle und das Unternehmen aufmerksam machen und mit passenden Interessenten ins Gespräch kommen.
• Netzwerke und Talentpools: Kontakte, Empfehlungen und bereits bekannte Kandidaten einbeziehen. Dabei prüfen, ob Erfahrung, Interesse und Verfügbarkeit zur aktuellen Stelle passen.

Welche Bausteine wir kombinieren, richtet sich nach deiner Stelle und der Zielgruppe.

Employer Branding verbindet diese Bausteine: Wir arbeiten heraus, was dein Unternehmen und die Stelle attraktiv macht, und zeigen diese realen Stärken in Anzeigen, der persönlichen Ansprache und Kandidatengesprächen. So erhalten passende Personen konkrete Gründe, mit deinem Unternehmen ins Gespräch zu kommen.

In der persönlichen Vorqualifizierung klären wir Erfahrung, Interesse und Rahmenbedingungen. Anschließend begleiten wir die Kandidaten mit zeitnahen Rückmeldungen und abgestimmten Gesprächsterminen durch den Prozess.

Vergleiche deshalb beim Preis den gesamten Arbeitsumfang. Zu einem Anzeigenbudget kommen je nach Vorgehen Recherche, Ansprache und Nachfassen, Tools, Texterstellung, Kampagnenbetreuung, Sichtung und Gesprächskoordination hinzu. Prüfe bei einem vollständigen Suchhonorar, welche dieser Aufgaben und Ausgaben bereits enthalten sind.

Beispielannahme: Eine Fachposition mit 80.000 Euro vereinbarter Vergütungsbasis wird besetzt. Die folgenden Kosten, Stundensätze und Arbeitsmengen sind für diesen Vergleich angenommen.

Die 5 Stunden leiten wir im Beispiel aus folgendem Ablauf über acht Wochen ab. Gerechnet wird jeweils mit einer internen Ansprechperson:

• Stellenbriefing: 45 Minuten
• Wöchentliche Abstimmung: 8 × 10 Minuten = 80 Minuten
• Drei begleitete Gespräche mit vorqualifizierten Kandidaten: 3 × 45 Minuten = 135 Minuten
• Entscheidung und abschließende Abstimmung: 40 Minuten

Zusammen sind das 300 Minuten beziehungsweise 5 interne Personenstunden.

Bei eigener Suche ergeben 70 Stunden × 60 Euro = 4.200 Euro bewertete interne Arbeit plus 1.800 Euro für Medien und Tools eine Vergleichssumme von 6.000 Euro. Die bewertete Arbeitszeit ist in dieser Summe bereits enthalten.

Mit der Talent-Garantie erhältst du ein eingespieltes Suchteam, persönliche Vorqualifizierung und Begleitung bei den Kandidatengesprächen. Deine interne Ansprechperson konzentriert sich auf die passenden Personen und die Entscheidung. Wir übernehmen die Recherche, das Nachfassen und die Organisation.

Weil Team, Tools und Abläufe vorhanden sind, kann die Suche zügig starten. Du planst mit vorab festgelegten Beträgen, und unser Honorar steigt nicht automatisch mit dem später verhandelten Gehalt. So verbindest du weniger internen Aufwand mit klar kalkulierbaren Suchkosten.

Welche wirtschaftliche Bedeutung ein zügiger Suchstart für dein Unternehmen hat, zeigt dir auch der Blick auf die Kosten der unbesetzten Stelle.

Ob du eine einzelne Stelle besetzen willst, laufend mehrere Personen suchst oder eine vertrauliche Schlüsselrolle besetzen musst: Der Umfang der Zusammenarbeit sollte zu deinem Bedarf passen.

Die Talent-Garantie bündelt die gezielte Suche für eine einzelne Stelle: Wir stimmen das Anforderungsprofil mit dir ab, stellen persönlich vorqualifizierte Bewerber vor und begleiten die Suche bis zur Besetzung. Geld zurück bei Nichterfolg. Die Beträge stehen vor dem Start im individuellen Angebot.

ANGEHEUERT+ kann dein HR-Team verstärken oder die Suche übernehmen, wenn du keine eigene Recruiting-Abteilung hast. Die monatliche Grundgebühr wird im Voraus bezahlt und deckt die laufende Suche für bis zu vier Stellen ab. Weitere Stellen können bei einer langfristigen Zusammenarbeit gesondert vereinbart werden. Das zusätzliche Honorar pro Einstellung fällt bei unterschriebenem Arbeitsvertrag mit einer von uns vorgestellten Person an. Dazu kommen Markt- und Prozessfeedback sowie Unterstützung beim Employer Branding im vereinbarten Umfang.

Der Zeitraum zum Start wird im Angebot festgelegt. Ist eine Stelle besetzt oder fällt sie weg, kann die nächste nachrücken. Du kannst parallel weiterhin selbst suchen oder mit anderen Partnern arbeiten. Besetzt du eine Stelle unabhängig von unserer Kandidatenvorstellung selbst, fällt dafür kein zusätzliches Erfolgshonorar an. Die vereinbarte Grundgebühr bleibt bestehen.

Mit Premium Search suchen wir diskret nach Führungskräften und Personen für hochkarätige Schlüsselpositionen oder vertrauliche Nachbesetzungen. Wir sprechen passende Personen direkt an, ohne die Stelle öffentlich auszuschreiben. Beim ersten Kontakt nennen wir dein Unternehmen nicht. Suchprofil, Zielunternehmen und Vorgehen stimmen wir persönlich mit dir ab. Die Einrichtungsgebühr wird vor Suchstart berechnet. Das individuell vereinbarte Erfolgshonorar wird in zwei Stufen fällig: der erste Teil bei unterschriebenem Arbeitsvertrag, der zweite einen Monat nach Arbeitsantritt, wenn das Arbeitsverhältnis zu diesem Zeitpunkt aktiv ist.

Bei ANGEHEUERT ist die später eingestellte Person im Schnitt nach 29 Tagen bereits im Bewerbungsprozess.

1. Bedarf bestimmen: Welche Rollen sind bereits freigegeben, wie häufig kommen ähnliche Suchen vor und welcher Termin ist wirtschaftlich relevant?
2. Kapazität prüfen: Wer hat tatsächlich Zeit für Recherche, Ansprache, Sichtung und Gespräche?
3. Leistung definieren: Welche Prüfung soll vor der ersten Kandidatenvorstellung stattgefunden haben?
4. Gleichen Umfang anbieten lassen: Gib interner Planung und externen Angeboten denselben Suchauftrag.
5. Kostenverläufe prüfen: Vergleiche erfolgreiche Einstellung, erfolglose Suche, Suchabbruch und gegebenenfalls Nachbesetzung.
6. Zusammenarbeit festlegen: Benenne einen Entscheider, einen Ansprechpartner und feste Rückmeldetermine.

Wenn intern ausreichend Zeit für die laufende Suche verfügbar ist, kann dein Team diese selbst übernehmen. Braucht es dauerhaft zusätzliche Kapazität, verstärkt ein externer Recruitingpartner die laufende Suche. Auch für einzelne oder spezielle Rollen kann externe Unterstützung passen. Entscheidend ist, wie ihr die Arbeit verteilt und welche Zeit intern weiterhin gebraucht wird.

Für die externe Zusammenarbeit kannst du dann weiter unterscheiden: Talent-Garantie für eine einzelne Stelle, ANGEHEUERT+ für laufend mehrere Stellen und Premium Search für die diskrete Besetzung von Führungs- und Schlüsselpositionen.

Notiere die offene Rolle, den Gehaltsrahmen und die Aufgaben, für die deinem Team Kapazität fehlt. Mit dieser Grundlage kannst du Angebote und interne Planung sachlich vergleichen.

Du möchtest wissen, wie realistisch die Besetzung deiner Stelle ist und was sie kosten würde? Unverbindliches Angebot mit genauen Besetzungskosten einholen. Innerhalb von 24 Stunden erhältst du eine Einschätzung.

Wir haben bereits 160+ Unternehmen unterstützt und 550+ erfolgreiche Einstellungen begleitet. Die Suchmethoden richten wir an der konkreten Stelle aus. Dafür kombinieren wir je nach Bedarf Headhunting, Active Sourcing, Social Recruiting und Stellenplattformen.