Was kostet eine unbesetzte Stelle? Formel und drei Beispiele

Eine unbesetzte Stelle kostet nicht automatisch einen festen Betrag pro Tag. Wie hoch die tatsächlichen Vakanzkosten ausfallen, hängt von mehreren Faktoren ab:

• Ausfallender Deckungsbeitrag: Welche wirtschaftliche Leistung fehlt durch die offene Stelle?
• Unterstützung durch das Team: Wie viel der fehlenden Arbeit können andere Mitarbeitende übernehmen?
• Zusätzliche Kosten: Welche Ausgaben entstehen für Überbrückung, Personalsuche und Verzögerungen?
• Eingesparte Personalkosten: Welche Gehälter und Arbeitgeberkosten werden während der Vakanz tatsächlich nicht gezahlt?

So kannst du rechnen:

Vakanzkosten = entgangener Deckungsbeitrag + Überbrückungskosten + zusätzliche Recruitingkosten + Verzögerungskosten − tatsächlich ersparte Kosten

Achte darauf, Kosten und Verluste nicht doppelt zu zählen. Umsatz ist nicht gleich Gewinn: Für die Rechnung nutzen wir deshalb den entgangenen Deckungsbeitrag – also den Umsatz abzüglich der damit verbundenen variablen Kosten.

Eingespartes Gehalt senkt die Vakanzkosten. Gehalt und Arbeitgeberkosten, die du während der Vakanz tatsächlich nicht zahlst, ziehst du deshalb als Ersparnis ab. Sind sie bereits an anderer Stelle in der Rechnung berücksichtigt, ziehst du sie nicht noch einmal ab.

Eine offene Stelle kann Kosten verursachen, wenn Arbeit liegen bleibt oder zusätzliche Ausgaben entstehen. Der Leistungsausfall kann zu verschiedenen Zeitpunkten beginnen:

• ab dem gewünschten Besetzungstermin
• nach dem Ausscheiden der bisherigen Person
• erst später, wenn das Team die Arbeit zunächst vollständig übernimmt

Auch wenn das Team alle Aufgaben auffängt, können bereits Zusatzkosten anfallen, etwa Zuschläge für Überstunden oder eine bezahlte Vertretung.

Für ihre Engpassanalyse betrachtet die Bundesagentur für Arbeit gemeldete Stellen, die besetzt wurden. Sie misst die Zeit vom gewünschten Besetzungstermin bis zu dem Tag, an dem der Arbeitgeber die Stelle bei ihr als besetzt abmeldet. Diesen Zeitraum nennt sie „abgeschlossene Vakanzzeit“. Definition der Bundesagentur für Arbeit

Ein vereinfachtes Beispiel mit angenommenen Daten:

• Gewünschter Arbeitsbeginn: 1. Mai
• Die neue Person übernimmt die fehlenden Aufgaben ab 1. Juni vollständig. Das ist eine Annahme für dieses Beispiel.
• Der Arbeitgeber meldet die Stelle am 10. Juni bei der Bundesagentur als besetzt ab.

Die Statistik zählt hier vom 1. Mai bis zum 10. Juni. Der angenommene Leistungsausfall endet bereits am 1. Juni. Die spätere Abmeldung verlängert die statistische Zeit, verursacht in diesem Beispiel aber keinen weiteren Leistungsausfall.

Für deine Kostenrechnung nutzt du deshalb die tatsächlichen Zeiträume im Unternehmen. Halte für jede Kostenart fest, ab wann und bis wann Leistung fehlt oder zusätzliche Ausgaben entstehen. Fällt nach dem Arbeitsbeginn noch Leistung aus oder entstehen weiter Zusatzkosten, berücksichtigst du das ebenfalls.

Erzeugt die offene Rolle direkt Umsatz oder abrechenbare Leistung, berechnest du den entgangenen Deckungsbeitrag. Das ist der Umsatz abzüglich der variablen Kosten. Diese Kosten hängen davon ab, wie viel Leistung erbracht wird. Definition der Wirtschaftskammer Österreich

Vom Deckungsbeitrag müssen noch die Fixkosten gedeckt werden. Er ist deshalb nicht mit dem Nettogewinn gleichzusetzen.

Ein vereinfachtes Beispiel mit angenommenen Werten:

• Geplanter Monatsumsatz der Vertriebsrolle: 80.000 Euro
• Deckungsbeitragsquote: 35 Prozent
• Vom Team aufgefangene Leistung: 40 Prozent

Eine Deckungsbeitragsquote von 35 Prozent bedeutet: Nach Abzug der variablen Kosten bleiben 35 Prozent des Umsatzes übrig. Das Team fängt 40 Prozent der Leistung auf. Damit fehlen noch 60 Prozent der geplanten Leistung.

So berechnest du den verbleibenden Ausfall:

80.000 € × 35 % × 60 % = 16.800 € entgangener Deckungsbeitrag pro Monat

Unter diesen Annahmen entgehen dem Unternehmen pro Monat 16.800 Euro Deckungsbeitrag.

Wenn du einer Rolle keinen Umsatz direkt zuordnen kannst, nutze eine andere belegbare Messgröße:

• Produktionsleistung, die wegen der Vakanz ausfällt
• Projektstunden, die ohne die Vakanz hätten abgerechnet werden können

Leite daraus nur einen Geldbetrag ab, den du belegen kannst. Ein frei geschätzter Umsatzwert gehört nicht in die Rechnung.

Vertragsstrafen erfasst du bei den Verzögerungskosten. Die Kosten einer bezahlten Vertretung gehören zu den Überbrückungskosten.

Überbrückungskosten sind zusätzliche Ausgaben, mit denen du die fehlende Arbeitsleistung vorübergehend auffängst. Dazu gehören zum Beispiel:

• Zuschläge für Überstunden
• externe Fachkräfte oder Zeitarbeit
• zusätzlich bezahlte Stunden von Führungskräften und anderen Teams
• Reisekosten oder Fremdleistungen zur Absicherung des Betriebs

Entscheidend ist, welche Ausgaben durch die Vakanz tatsächlich zusätzlich entstehen.

Übernimmt ein Teammitglied die Vertretung während seiner regulär bezahlten Arbeitszeit, rechnest du sein Gehalt hier nicht noch einmal ein. Entstehen zusätzlich bezahlte Stunden oder Zuschläge, erfasst du diese Mehrkosten.

Notiere die zusätzlichen Stunden, den jeweiligen Kostensatz und den Zeitraum. Zeitaufwand ohne zusätzliche Auszahlung kannst du für die interne Planung getrennt festhalten.

Hier erfasst du zusätzliche Ausgaben für die konkrete Personalsuche. Dazu gehören zum Beispiel:

• Stellenanzeigen und Kampagnen
• Recruitingsoftware, die du eigens für diese Suche beschaffst
• Kosten für externe Recruitingpartner
• Reisekosten und Assessments, also Verfahren zur Beurteilung der Eignung von Bewerbern
• zusätzlich bezahlte interne Recruitingstunden

Rechne nur Ausgaben ein, die durch diese Suche tatsächlich zusätzlich entstehen.

Die laufenden Grundkosten deiner HR-Abteilung bleiben außen vor. Dazu gehören zum Beispiel Gehälter, die du unabhängig von dieser Suche ohnehin zahlst. So vermeidest du, bestehende Kosten noch einmal anzurechnen.

Eine offene Stelle kann dazu führen, dass:

• Projekte später fertig werden
• Liefertermine verpasst werden
• Aufträge verloren gehen

Für die Rechnung zählt nur der konkret belegbare wirtschaftliche Schaden, der daraus entsteht. Dazu können zum Beispiel Vertragsstrafen gehören.

Berücksichtige dabei deine Gegenmaßnahmen: Hast du eine zunächst erwartete Vertragsstrafe noch abgewendet, fällt dafür kein Betrag an. Bleibt ein Schaden übrig, zählt nur dieser Rest.

Zähle jeden Schaden nur einmal. Hast du den Ausfall eines Auftrags bereits beim entgangenen Deckungsbeitrag berücksichtigt, addierst du ihn hier nicht erneut.

Während eine Stelle unbesetzt ist, fallen manche geplanten Kosten nicht an. Dazu können gehören:

• Gehalt
• Arbeitgeberanteile
• variable Vergütung
• Arbeitsplatzkosten
• Reisekosten

Ziehe nur Beträge ab, die du im betrachteten Zeitraum tatsächlich eingespart hast. Prüfe außerdem, ob diese Kosten bereits bei der Berechnung des Deckungsbeitrags abgezogen wurden. Dann ziehst du sie nicht noch einmal ab.

In den folgenden Beispielen ist der Deckungsbeitrag vor Abzug der Personalkosten der offenen Stelle angegeben. Die tatsächlich ersparten Personalkosten ziehen wir deshalb gesondert ab.

Lege fest, für welchen Zeitraum du die Vakanzkosten berechnen möchtest. Notiere für jede Kostenart, wann sie beginnt und endet.

Rechne durchgehend mit derselben Einheit: entweder mit Arbeitstagen oder mit Kalendertagen.

Beantworte diese Fragen:

1. Welche wirtschaftliche Leistung war für die Rolle geplant?
2. Welchen Anteil fangen das Team, Dienstleister oder geänderte Abläufe auf?
3. Welcher Anteil fehlt danach tatsächlich?

Addiere:

• Überbrückungskosten
• zusätzliche Recruitingkosten
• belegbare Verzögerungskosten

Belege die Beträge mit Rechnungen, Zeiterfassung oder intern freigegebenen Kostensätzen.

Ziehe die Personalkosten und weiteren Ausgaben ab, die du während der Vakanz tatsächlich eingespart hast. Berücksichtige jeden Betrag nur einmal.

Teile die gesamten Vakanzkosten durch die Anzahl der betrachteten Vakanztage:

Vakanzkosten pro Tag = gesamte Vakanzkosten ÷ betrachtete Vakanztage

Der Tageswert gilt für die konkrete Rolle, dein Unternehmen und den betrachteten Zeitraum. Er ist kein allgemeiner Marktwert.

Die folgenden Beispiele sind eigene Modellrechnungen mit angenommenen Werten. Es sind keine Marktstatistiken und keine Kundenfälle. Für deine eigene Rechnung ersetzt du die Annahmen durch Zahlen aus deinem Unternehmen.

Das Team übernimmt einen Teil der fehlenden Arbeit. Berechnet wird nur der verbleibende Ausfall.

Annahmen

• 80.000 Euro erwarteter Monatsumsatz
• 35 Prozent Deckungsbeitragsquote
• 40 Prozent der Leistung werden vom Team aufgefangen
• drei Monate Vakanz, entsprechend 60 Arbeitstagen in diesem Beispiel
• 6.000 Euro Überbrückungskosten
• 3.000 Euro zusätzliche Recruitingkosten
• 21.000 Euro tatsächlich ersparte Personalkosten

Rechnung

Entgangener Deckungsbeitrag: 80.000 € × 35 % × 60 % × 3 = 50.400 €
+ Überbrückung:                                                 6.000 €
+ Recruiting:                                                   3.000 €
− ersparte Personalkosten:                                     21.000 €
= gesamte Vakanzkosten:                                        38.400 €

38.400 € ÷ 60 Arbeitstage = 640 € pro Arbeitstag

Das ergibt in diesem Beispiel 38.400 Euro Vakanzkosten, also 640 Euro pro Arbeitstag.

Eine externe Fachkraft fängt einen Teil des Projektausfalls auf. Die Rechnung enthält deshalb nur den Schaden, der trotz dieser Unterstützung übrig bleibt. Externe Unterstützung und zusätzlich bezahlte interne Arbeit kommen als Überbrückungskosten hinzu.

Annahmen

• 18.000 Euro verbleibender Deckungsbeitragsverlust aus Projektverzögerung
• externe Unterstützung an 25 Tagen zu 900 Euro
• 60 tatsächlich zusätzlich bezahlte interne Stunden zu 70 Euro
• 4.000 Euro zusätzliche Recruitingkosten
• 16.000 Euro tatsächlich ersparte Personalkosten
• zwei Monate Vakanz, entsprechend 40 Arbeitstagen in diesem Beispiel

Rechnung

Verbleibender Deckungsbeitragsverlust:                          18.000 €
+ externe Unterstützung: 25 × 900 € =                          22.500 €
+ zusätzlich bezahlte interne Arbeit: 60 × 70 € =              4.200 €
+ Recruiting:                                                   4.000 €
− ersparte Personalkosten:                                     16.000 €
= gesamte Vakanzkosten:                                        32.700 €

32.700 € ÷ 40 Arbeitstage = 817,50 € pro Arbeitstag

Das ergibt in diesem Beispiel 32.700 Euro Vakanzkosten, also 817,50 Euro pro Arbeitstag.

Hier ist die interne Vertretung bereits berücksichtigt. Die Rechnung nutzt nur den danach verbleibenden Leistungsausfall.

Annahmen

• 1.500 Euro Deckungsbeitrag pro Produktionstag bei voller Besetzung
• 35 Prozent tatsächlicher Leistungsausfall nach interner Vertretung
• 50 Arbeitstage Vakanz
• 7.000 Euro zusätzliche Schicht- und Überbrückungskosten
• 2.500 Euro zusätzliche Recruitingkosten
• 13.750 Euro tatsächlich ersparte Personalkosten

Rechnung

Entgangener Deckungsbeitrag: 1.500 € × 35 % × 50 =              26.250 €
+ Überbrückung:                                                  7.000 €
+ Recruiting:                                                    2.500 €
− ersparte Personalkosten:                                      13.750 €
= gesamte Vakanzkosten:                                         22.000 €

22.000 € ÷ 50 Arbeitstage = 440 € pro Arbeitstag

Das ergibt in diesem Beispiel 22.000 Euro Vakanzkosten, also 440 Euro pro Arbeitstag.

In diesen Beispielen liegen die Vakanzkosten zwischen 440 und 817,50 Euro pro Arbeitstag. Die Unterschiede entstehen allein durch die gewählten Annahmen. Für deine eigene Rechnung brauchst du deshalb die Werte aus deinem Unternehmen.

Nutze den entgangenen Deckungsbeitrag oder einen anderen klar definierten und belegbaren wirtschaftlichen Wert. So berücksichtigst du, dass variable Kosten bei ausbleibender Leistung entfallen können.

Erfasse jeden wirtschaftlichen Ausfall nur einmal. Hast du einen Projektverlust bereits beim entgangenen Deckungsbeitrag berücksichtigt, addierst du ihn nicht erneut als Verzögerungskosten.

Übernimmt das Team einen Teil der Arbeit, sinkt der Leistungsausfall. Gleichzeitig können zusätzliche Kosten entstehen, etwa für bezahlte Überstunden. Ziehe die aufgefangene Leistung vom Ausfall ab und erfasse die Mehrkosten gesondert.

Ziehe tatsächlich ersparte Personalkosten ab, soweit sie noch nicht in der Rechnung berücksichtigt sind. Sonst setzt du die Vakanzkosten zu hoch an.

Öffentliche Vakanzzeiten beschreiben den Arbeitsmarkt oder gemeldete Stellen. Für deine Rechnung zählen die konkrete Rolle, die tatsächlichen Zeiträume und die Kosten in deinem Unternehmen.

Externe Unterstützung kann sich lohnen, wenn dadurch mehr Vakanzkosten vermieden werden, als zusätzliche Recruitingkosten entstehen. Entscheidend ist, welchen Teil der Vakanzkosten eine bessere Suche realistisch vermeiden kann.

wirtschaftlicher Vorteil = vermeidbare Vakanzkosten − zusätzliche Recruitingkosten

Für die Entscheidung prüfst du außerdem:

• Wie wahrscheinlich ist eine erfolgreiche Besetzung?
• Wie sorgfältig werden passende Kandidaten ausgewählt?
• Welche Aufgaben muss dein Team weiterhin selbst übernehmen?
• Welche Vertragsbedingungen gelten?

Unser Vergleich von Recruitingmodellen und der Artikel zu Headhunterkosten helfen bei dieser Entscheidung.

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Berechne zuerst, was jede weitere Woche Vakanz für deine offene Stelle kostet. Vergleiche anschließend die realistisch vermeidbaren Vakanzkosten mit den zusätzlichen Recruitingkosten und den jeweiligen Vertragsbedingungen.

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Die Rechnung berücksichtigt den entgangenen Deckungsbeitrag sowie die belegbaren Zusatzkosten und tatsächlichen Einsparungen in deinem Unternehmen. Die drei Beispiele sind eigene Modellrechnungen mit angenommenen Werten. Sie sind keine Marktstatistiken, Benchmarks oder Kundenfälle.