Du betreust Mitarbeitende, organisierst Verträge und bereitest den Einstieg neuer Kollegen vor. Gleichzeitig sind Stellen offen, Anzeigen sollen online gehen und Kandidaten warten auf einen Anruf oder eine Rückmeldung.
Die laufende Suche bringt eigene Aufgaben und einen hohen Kommunikationsaufwand mit. Recherche, persönliche Ansprache, Gespräche und Nachfassen brauchen feste Zeit. Wenn diese Arbeit neben zeitkritischen HR-Aufgaben läuft, entsteht schnell ein Konflikt um die verfügbaren Stunden.
Eine klare Aufgabenverteilung zwischen HR und Recruiting macht die Zusammenarbeit planbar. Dieser Artikel zeigt dir, was die Bereiche übernehmen, wie du wiederkehrende Suchen vorbereitest und wo ein dediziertes Recruitingteam entlasten kann.
Wie verteilen HR und Recruiting ihre Aufgaben?
| Bereich | Konkrete Aufgaben | Zusammenspiel |
|---|---|---|
| HR | Personalplanung, Verträge, Onboarding, Entwicklung und laufende Betreuung | Stimmt Bedarf, Freigaben und den Einstieg mit Fachbereichen und Führung ab |
| Recruiting | Rollenprofil, Marktrecherche, Arbeitgebervergleich, Ausschreibung, Recherche, Ansprache, Vorqualifizierung und Koordination | Bringt Marktfeedback ein und begleitet Kandidaten bis zur Auswahl |
| Marketing | Arbeitgeberdarstellung, Texte, Bild- und Videomaterial, Social-Kampagnen und Auswertung | Unterstützt dabei, passende Zielgruppen mit verständlichen Arbeitgeberargumenten zu erreichen |
Vor der Suche klären Fachbereich und Recruiting Aufgaben, Gehalt, Arbeitsmodell und die Vorteile gegenüber ähnlichen Arbeitgeberangeboten. Danach werden Anzeigentexte vorbereitet, passende Plattformen ausgewählt und die Veröffentlichungen betreut. Active Sourcing, Headhunting und Talentpools ergänzen die Suche je nach Zielgruppe.
Bei Social Recruiting gehören Zielgruppe, Botschaft, Bild- oder Videomotive, Kampagnensteuerung, Budget und Auswertung zusammen. Marketing ergänzt dabei die Arbeit von HR und Recruiting: Es unterstützt Social-Media-Kampagnen und eine stimmige Arbeitgeberdarstellung auf der Website, in Social Media und in der persönlichen Ansprache. So prägt es die gesamte Außenwahrnehmung des Unternehmens als Arbeitgeber. Wer Interessenten anruft, nachfasst und persönlich vorqualifiziert, wird mit Recruiting abgestimmt. Die fachliche Bewertung und Einstellungsentscheidung liegen beim Unternehmen.
Fünf Fragen für die Entscheidung
Wie regelmäßig wird gesucht?
Für häufig gesuchte Profile lohnt sich ein vorbereiteter Rollenkatalog. Eine kurze Rollen-Scorecard hält je Profil fest:
- Aufgaben und Verantwortung
- Musskriterien, Wünsche und erlernbare Kenntnisse
- Kriterien für erfolgreiche Arbeit
- Gehaltsrahmen und Arbeitsmodell
- relevante Arbeitgeberargumente für die Zielgruppe
- Zuständigkeiten für Gespräche, Freigaben und Entscheidung
Stimme diese Grundlagen früh mit dem Fachbereich ab. Vor der nächsten Suche aktualisiert ihr Aufgaben, Anforderungen und Rahmenbedingungen. So stehen die Informationen bereit, wenn eine Nachbesetzung oder zusätzlicher Personalbedarf freigegeben wird.
Plane mit den freigegebenen Suchaufträgen und stimme absehbaren zusätzlichen Bedarf mit den Fachbereichen ab.
Welche Aufgaben brauchen die meiste Zeit?
Dokumentiere eine typische Arbeitswoche. Erfasse Recherche, Gespräche, Koordination und sonstige HR-Aufgaben getrennt. So erkennst du, welche Arbeit verschoben wird und was wiederholt liegenbleibt.
Welche Aufgaben und Ressourcen braucht die Suche?
Kläre, welche Plattformen, Recherchezugänge, Materialien und Gesprächszeiten für die jeweilige Rolle gebraucht werden. Halte fest, was dein Team übernehmen kann und wo Marketing oder ein externer Recruitingpartner zusätzliche Kapazität bereitstellen.
Welche Entscheidungen können delegiert werden?
Recherche und vorbereitende Gespräche lassen sich unterstützen. Das Unternehmen bleibt verantwortlich für das Rollenangebot und entscheidet über die Einstellung. Diese Verantwortung muss einem klaren Ansprechpartner zugeordnet sein.
Welche Übergaben funktionieren?
Eine ausgelagerte Aufgabe hilft nur, wenn die nächste interne Aufgabe vorbereitet ist. Ein geprüfter Kandidat benötigt zeitnahe Gesprächsplanung und Rückmeldung. Benenne diese Schritte bereits vor dem Suchstart.
Eine illustrative Kapazitätsrechnung
Das folgende Beispiel nutzt selbst gewählte Planungsannahmen.
Annahme: Eine verantwortliche Person hat 36 Stunden pro Woche für die betrachteten Aufgaben. Davon sind 24 Stunden für laufende HR-Arbeit eingeplant. Die aktuelle Recruitingarbeit benötigt 20 Stunden.
Geplante Aufgaben: 24 + 20 = 44 Stunden
Verfügbare Kapazität: 36 Stunden
Planungslücke: 8 StundenWenn die 24 Stunden für laufende Aufgaben tatsächlich benötigt werden, bleiben 12 Stunden für Recruiting. Der nächste Schritt ist eine klare Entscheidung: Aufgaben reduzieren, Termine oder Bedarf verändern oder acht Stunden Arbeit passend ergänzen.
Wer übernimmt welche Aufgabe?
Die folgende Übersicht ist ein Vorschlag für die Abstimmung. Lege die Aufgabenverteilung für eure konkrete Suche gemeinsam fest.
| Aufgabe | Federführung | Zusammenarbeit |
|---|---|---|
| Aufgaben, Anforderungen, Gehalt und Arbeitsmodell | Fachbereich und Führung | HR und Recruiting stimmen Rahmen und Suchprofil ab |
| Markt- und Arbeitgebervergleich | Recruiting oder Suchpartner | Fachbereich bewertet Rückmeldungen zum Angebot |
| Stellenanzeigen und Arbeitgeberdarstellung | Recruiting mit Marketing | Fachbereich liefert Aufgaben und echte Arbeitgebervorteile |
| Social-Kampagnen | Marketing oder Kampagnenpartner | Recruiting stimmt Zielgruppe ab und übernimmt die vereinbarte Kontaktprüfung |
| Recherche, Ansprache und Vorqualifizierung | Recruiting oder Suchpartner | HR klärt Kapazität und Übergaben, Fachbereich beantwortet Rückfragen |
| Fachgespräche und Einstellungsentscheidung | Fachbereich und Führung | Recruiting koordiniert, HR bereitet Prozess und Vertrag vor |
| Onboarding | HR und Fachbereich | Recruiting übergibt die vereinbarten Informationen |
Eine Person kann mehrere Rollen tragen. Wichtig ist, dass die Verantwortung je Aufgabe klar bleibt.
Drei mögliche Organisationsmodelle
Gemeinsames HR- und Recruitingteam
Das kann passen, wenn für den Bedarf genügend feste Suchzeiten und passende Ressourcen verfügbar sind. Schütze die eingeplanten Zeiten für laufende HR-Arbeit und lege Prioritäten offen fest.
Eigene interne Recruitingfunktion
Eine eigene Funktion kann Rollenwissen und einen kontinuierlichen Suchprozess aufbauen. Prüfe dafür den dauerhaften Bedarf und die Kosten. Unser Beitrag zu Inhouse Recruiting Kosten zeigt eine passende Kalkulation.
Interne Verantwortung mit externer Sucharbeit
Ein Partner kann definierte Recherche-, Ansprache- und Prüfaufgaben übernehmen. Intern bleiben Briefing, Fachgespräche, Entscheidung und die vereinbarte Übergabe zum Arbeitsbeginn.
Der Vergleich der Recruitingmodelle hilft, Suchumfang und Preisform zusammen zu betrachten. Prüfe den Vertrag anhand der tatsächlich ausgelagerten Arbeit.
Wie du die Zusammenarbeit konkret organisierst
Benenne eine Ansprechperson für den Suchauftrag. Sie hält Profil, Prioritäten und offene Entscheidungen zusammen. Für Fachfragen braucht es einen erreichbaren Entscheider.
Vereinbare außerdem einen festen Rückmeldeablauf. Jede Kandidatenvorstellung sollte die Informationen enthalten, die für den nächsten Schritt benötigt werden. Offene Fragen und Entscheidungen bleiben erkennbar.
Erfasse die Gründe für Verzögerungen. Sind Informationen unvollständig, fehlt ein Gesprächsslot oder wartet eine Freigabe? Diese Unterscheidung ermöglicht eine konkrete Verbesserung statt einer allgemeinen Diskussion über HR-Strukturen.
Recruiting als „24-Stunden-Job“
Eine Stellenanzeige bleibt online, Kampagnen lösen neue Reaktionen aus und auf eine persönliche Ansprache folgt oft erst später eine Antwort. Einige Kandidaten sind für ein Gespräch nach ihrem eigenen Arbeitstag gut erreichbar. Recherche, Nachfassen, Gespräche und Rückmeldungen verteilen sich dadurch über den laufenden Suchprozess.
Gleichzeitig brauchen Mitarbeitende Unterstützung, Verträge müssen vorbereitet und neue Kollegen eingearbeitet werden. Diese HR-Aufgaben warten ebenfalls auf Bearbeitung. Feste Recruitingkapazität sorgt dafür, dass Kandidatenkontakt und Sucharbeit kontinuierlich betreut werden können.
Wie ein dediziertes Recruiting-Team entlastet
ANGEHEUERT bringt ein vorhandenes Recruitingteam, Tools und Portalzugänge mit. Gemeinsam schärfen wir Rollenprofil und Arbeitgeberangebot, betrachten die regionalen Alternativen und wählen passende Suchwege.
Wir übernehmen Recherche, persönliche Ansprache, Anrufe, Nachfassen, Vorqualifizierung und die laufende Koordination. Kandidatenfeedback fließt in die Abstimmung mit deinem Team ein. Die Zusammenarbeit kann laufenden Bedarf, besondere Fachprofile, Suchspitzen oder Ausfälle ergänzen.
HR behält die interne Steuerung. Dein Team konzentriert sich auf das Briefing, ausgewählte Fachgespräche, die Einstellungsentscheidung und den Einstieg der neuen Person. Reserviere dafür die benötigten Zeiten und stimme mit uns die Informationen und Übergaben ab.
Häufige Fragen
HR und Recruiting können gemeinsam organisiert werden, wenn genügend Zeit für die anstehenden Aufgaben verfügbar ist. Lege feste Suchzeiten, Zuständigkeiten und Übergaben fest.
Zum Beispiel Recherche, Ansprache, vorbereitende Gespräche oder Koordination im vereinbarten Umfang. Beschreibe Ergebnis, Übergabe und Zuständigkeit für jede Aufgabe.
Erfasse Recherche, Ansprache, Gespräche und Koordination bei deinen vergleichbaren Suchen. So erhältst du eine Grundlage für die Zeitplanung der nächsten Besetzung.
Vergleiche die tatsächlich erledigten Aufgaben, gebundene Zeit und liegengelassenen Schritte vor und nach der Änderung.
Zuerst Aufgaben und Kapazität klären
Liste deine aktuelle Sucharbeit und die notwendigen HR-Aufgaben auf. Gemeinsam klären wir, welche Aufgaben intern bleiben und wo ein dediziertes ANGEHEUERT-Team die Suche übernimmt. So verbinden wir klare interne Zuständigkeiten mit laufender Unterstützung bei der Stellenbesetzung.
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Wir haben bereits 160+ Unternehmen unterstützt und 550+ erfolgreiche Einstellungen begleitet. Für die vereinbarte Sucharbeit kombinieren wir je nach Stelle Headhunting, Active Sourcing, Social Recruiting und Stellenplattformen.